Aanstellingsbeleid

Liever één te weinig dan de verkeerde

Alle vrijwilligersorganisaties willen graag zo veel mogelijk vrijwilligers aantrekken. Er is altijd wel wat te doen. Maar de schade die een verkeerde vrijwilliger kan aanrichten is enorm, niet alleen voor je organisatie (denk aan imagoschade of verdeeldheid in de club), maar ook voor deelnemers aan de activiteiten. Schaam je niet voor een relatief zware selectie. Straal juist uit: het kost je wat moeite om bij ons aan de slag te komen, omdat we vrijwilligerswerk en het werken met minderjarigen serieus nemen. Zorg er dus ook voor dat je, mocht je een vacature bij een vrijwilligersvacaturebank wegzetten, daar al aangeeft dat er gevraagd wordt om een Verklaring Omtrent Gedrag en dat alle begeleiders een gedragscode moeten ondertekenen.

Persoonlijk is altijd beter

Zijn er mensen in je organisatie met een goed oog voor mensen en een goed oor voor verhalen? Laat die dan met alle potentiële vrijwilligers een gesprek hebben. Degenen die de gesprekken voeren moeten ook bereid zijn om tegen een vrijwilliger te zeggen: ‘Het spijt me, ik denk niet dat we plek voor je hebben.’ Bij voorkeur leg je tot op zekere hoogte uit waarom. Het is niet erg om te laten weten dat je het gevoel hebt dat iemand niet geschikt is om te werken met minderjarigen.

Draag uit dat iedereen hetzelfde wordt behandeld: de waarde van beleid

Niet alle vrijwilligersorganisaties hebben formeel vrijwilligersbeleid. Het grote voordeel van het expliciet opschrijven van je beleid is dat je uitdraagt dat iedereen volgens dat beleid wordt behandeld. Concreet voorbeeld: in je beleid heb je staan dat er gevraagd wordt om een Verklaring Omtrent Gedrag. Die VOG is dus geen kwestie van het niet vertrouwen van een bepaald persoon, het is een afspraak die je met zijn allen hebt gemaakt.

Maak afspraken concreet: laat de gedragscode ondertekenen

Tijdens één of meerdere gesprekken die je met een potentiële vrijwilliger hebt, kun je afspraken maken over werkzaamheden, beschikbaarheid en andere praktische zaken. Dit is ook het moment om concreet te worden over wat wel en niet kan in de organisatie. Een manier om een vrijwilligerscontract en een gedragscode in te kleden is bijvoorbeeld door het onderdeel te maken van een welkomstpakket. In het pakket zit informatie en misschien een klein welkomstcadeautje. De vrijwilliger krijgt het en ondertekent op dat moment de vrijwilligersovereenkomst inclusief gedragscode.

Maak bijscholing en periodieke gesprekken een onderdeel van je beleid

Zo’n eerste gesprek kan nog wat theoretisch zijn, aangezien de vrijwilliger nog niet daadwerkelijk aan de gang is. Zorg daarom dat je het thema ‘seksueel misbruik voorkomen’ ook op andere momenten aan de orde stelt, bijvoorbeeld in de vorm van een thema-avond of een training. En zorg dat je periodiek de gelegenheid hebt om met vrijwilligers te praten over wat ze meemaken.

De vacature

Zet bij een vacature dat een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en het tekenen van een gedragscode verplicht zijn. En wees selectief. Je mag best uitstralen dat het moeite om bij jouw organisatie aan de slag te gaan. Jullie nemen het werken met minderjarigen en/of mensen met een verstandelijke beperking serieus.

De kennismaking

Voer een kennismakingsgesprek. Bespreek de taken, beschikbaarheid, verwachtingen en andere praktische zaken. Geef duidelijk aan wat de afspraken in de gedragscode zijn en dat de kandidaat zo nodig een VOG moet aanvragen.

De proefperiode

Laat de vrijwilliger een paar keer meedraaien. Bespreek met andere vrijwilligers hoe dat bevalt.

De evaluatie

Bespreek met de nieuwe vrijwilliger hoe de proefperiode is bevallen. Als je niet met hem of haar verder wilt, kun je dat gewoon zeggen. Leg ook kort uit waarom. Maak duidelijk dat je het gevoel hebt dat diegene niet geschikt is om te werken met minderjarigen. Als de vrijwilliger wel bevalt is het tijd om de afspraken door te nemen. Zorg dat hij of de vrijwilligersovereenkomst en gedragscode tekent. Vraag een VOG aan. Je kunt dit onderdeel maken van een welkomstpakket met informatie en misschien een welkomstcadeautje. De vrijwilliger krijgt het en zet zijn handtekening onder de VOG en gedragscode.

Aandacht

Voor veel vrijwilligers is het onderwerp nieuw. Praten over seksueel misbruik is meestal niet het eerste dat nieuwe vrijwilligers doen. Zorg er daarom voor dat het thema geregeld op de agenda staat. Bijvoorbeeld in de vorm van een thema-avond of een training. Praat regelmatig met vrijwilligers over wat ze meemaken.

Dit beleid is van toepassing vanaf 15 januari 2019 tot nader order.