Meldprotocol

Inhoudsopgave

1.    Inleiding
2.    Doel van aanstelling van een vertrouwenscontactpersoon (vcp)
3.    Taken en bevoegdheden van de vcp
4.    Gedragscode omgaan met vertrouwelijkheid voor vcp
5.    Omschrijving ongewenst gedrag
6.    Vaardigheden van de vcp
7.    Werkwijze vcp bij een klacht
7.1  Verwijzing
7.2  Bemiddeling
7.3  Advisering
7.4  Preventie
7.5  Ondersteuning
8     Vcp’s
Bijlage 1
Signaleringstaak medewerkers
Meldplicht bij (vermoedens/signalen) van seksueel misbruik
Voorlopige zwijgplicht na een melding
Hoe te handelen bij vermoedens of feiten rond seksueel misbruik
DOEN
LATEN

1. Inleiding

(Seksuele) intimidatie, agressie, geweld en discriminatie zijn vormen van gedrag die niet horen in een goed en stimulerend sportklimaat. Het bestuur van Sportvereniging Dschen Dui probeert dit soort ‘ongewenst gedrag’ dan ook zoveel mogelijk te voorkomen en heeft in dit kader een vertrouwenscontactpersoon (hierna vcp genoemd) aangesteld.

Leden en ouders van minderjarige leden respecteren over het algemeen elkaars grenzen. Grenzen die meestal heel vanzelfsprekend zijn, maar die af en toe expliciet gemaakt moeten worden omdat gedrag dat door een ander als ‘een leuke manier van omgaan’ wordt beschouwd voor een ander te ver gaat. Soms écht te ver.

Wanneer een ander jou lastigvalt met zijn of haar gedrag en je zelf niet meer weet hoe je de situatie op moet lossen, kun je verschillende dingen doen.

Je kunt de hulp van een teamgenoot, coach, of het bestuur inroepen. Je kunt echter ook contact opnemen met de vcp van Dschen Dui. Zij/hij fungeert in eerste instantie als klankbord en kan je helpen te zoeken naar een oplossing. Soms kan dat een informele oplossing zijn, waarbij een vcp eventueel bemiddelt. Indien noodzakelijk of gewenst kan zij/hij je ook door verwijzen naar een andere instantie. Bij meer extreme vormen van ongewenst gedrag kan een formele oplossing meer voor de hand liggen.

2. Doel van aanstelling van een vcp

Dschen Dui wil een sportvereniging zijn waar leden zich veilig en vertrouwd kunnen voelen. De vcp heeft een taak in het in stand houden of zelfs verbeteren van de omgangsvormen welke bijdragen aan het gevoel van veiligheid en vertrouwdheid voor de individuele leden.

Zij/Hij draagt zorg voor de eerste opvang van betrokkenen (slachtoffers, ouders van minderjarige slachtoffers, beschuldigde, bestuur en evt. de bond) bij een incident binnen de vereniging.

Landelijke wetgeving heeft bepaald dat sportverenigingen volgens de ARBO wet, een vcp kunnen aanstellen. Bij deze voldoet Dschen Dui aan de regelgeving vanuit de ARBO wet. De vcp is door het bestuur van Dschen Dui benoemd.

3. Taken en bevoegdheden van de vcp

1. Een luisterend oor bieden in geval er sprake is van ongewenst gedrag maar verdere actie niet
    gewenst wordt.

2. Indien gewenst, het informeel afhandelen van een klacht over ongewenst gedrag.

3. Het in behandeling nemen van problemen van leden van de vereniging met betrekking tot
    ongewenst gedrag.
    Hieronder wordt verstaan;

     a. het bieden van ondersteuning, begeleiding en advisering om het probleem bespreekbaar en
         hanteerbaar te maken.

     b. Te trachten de meest wenselijke en haalbare oplossing te vinden. Zo nodig door als
          bemiddelaar op te treden, of door er één in te schakelen. Of door te verwijzen naar een
          externe instantie.

     c. Dit alles uitsluitend met instemming van betrokkene.

4. Het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur van Dschen Dui ten aanzien van het
    beleid op het terrein van ongewenst gedrag en het voorkomen hiervan.

5. De vcp is verantwoording schuldig aan de bestuursvoorzitter. Tenminste 1 x per jaar
    rapporteert de vcp aan het bestuur van Dschen Dui over de klachten die haar/hem hebben
    bereikt. Zij geeft daarbij tenminste aan: de gevolgde procedure en de kwantiteit van klachten.

6. Waar mogelijk preventief te werk gaan. Bij signalering van mogelijke problemen van
    ongewenst gedrag, wordt dit met betrokkenen besproken.

7. Vragen beantwoorden, doorverwijzen, adviseren of toetsen over al dan niet overschrijden van
    grenzen.

8. Bij geruchten van klachten, onderzoeken of deze klachten werkelijk bestaan.

4. Gedragscode omgaan met vertrouwelijkheid voor vcp

1. De vcp van Dschen Dui gaat een vertrouwensrelatie aan met het slachtoffer of andere
    personen die een beroep op haar doen of tot wie zij/hij zich richt. Daarom belooft de vcp alle
    betrokkenen geheimhouding van hetgeen hem/haar bij de uitoefening van zijn/haar functie
    als vcp ter kennis komt met dat verschil dat de twee vertrouwenspersonen elkaar globaal op
    de hoogte houden van hun onderlinge casus en beiden geheimhoudingsplicht hebben.

2. Tevens zorgt de vcp ervoor dat de documentatie en archivering van gegevens geschiedt in
    overeenstemming met het vertrouwelijke karakter ervan. Dit geldt ook voor de
    werkaantekeningen die de vcp voor zichzelf maakt.

3. Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als het slachtoffer en/of andere personen
    schriftelijk toestemming geven tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding, of
    wanneer zeer dringende redenen aanwezig zijn zoals omschreven in punt 4.

4. Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan
    derden te verstrekken, kan de vcp zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding
    indien tenminste voldaan is aan al de vijf hieronder genoemde voorwaarden:

    a. Alles is in het werk gesteld de toestemming van de betrokken persoon te verkrijgen.

    b. De vcp verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding.

    c. Er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te
        lossen.

    d. Het is vrijwel zeker dat het niet doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of voor
         derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren.

    e. De vcp is er vrijwel zeker van dat doorbreking van de geheimhouding de schade aan
         betrokkenen of anderen in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.

5. Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de vcp zijn/ haar redenen om de
     geheimhouding te doorbreken met een ter zake kundige partij bespreken alvorens de
     geheimhouding te doorbreken.

     a. De vcp brengt betrokkenen op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te
         doorbreken, alvorens dit daadwerkelijk te doen.

     b. Indien het doorbreken van de geheimhouding dit noodzakelijk maakt, verwijst de vcp
          betrokkenen onverwijld naar een andere vcp en/of instantie.

5. Omschrijving ongewenst gedrag

Onder ongewenst gedrag verstaat Dschen Dui de volgende categorieën gedragingen die zowel binnen als buiten de sportschool plaatsvinden:

• Verbale agressie (bijvoorbeeld schelden, schreeuwen, treiteren);

• Fysieke agressie (bijvoorbeeld slaan, vastgrijpen);

• Psychische agressie/intimidatie (bijvoorbeeld dreigen, chanteren, achtervolgen, pesten,
   iemand agressief opwachten na les);

• Seksuele intimidatie (bijvoorbeeld nafluiten, ongewenste opmerkingen maken, aanranding en
    verkrachting).

6. Vaardigheden van de vcp

De functie van een vcp in de vereniging Dschen Dui heeft als complexheid in zich, dat de persoon in deze functie kan worden benaderd door alle partijen die betrokken zijn bij een hieronder genoemde situatie. Deze partijen (kunnen) zijn; het slachtoffer of de ouders, de beschuldigde en de vereniging (soms ook de bond) die te maken krijgt met:

1. Vormen van ongewenst gedrag herkennen en signaleren.

2. Partijen, betrokken bij ongewenst gedrag opvangen en hulp bieden.

3. Partijen, betrokken bij ongewenst gedrag, informeren over procedures en regelgeving inzake
    ongewenst gedrag.

4. Zich op adequate wijze binnen de vereniging presenteren en ongewenst Gedrag binnen de
    vereniging bespreekbaar kunnen maken.

7. Werkwijze vcp bij een klacht

De vcp zal trachten door verwijzing, bemiddeling of advisering een oplossing te bewerkstelligen voor de gemelde klacht.

1. Melding/klacht bij vcp

a. Alleen gesprek klager/melder
of
b. Verzoek om bemiddeling klager/melder en betrokkene

i. Bemiddeling

1. Slaagt = vastleggen gemaakte afspraken en beide partijen verzoenen
2. Saagt niet = wel of geen klacht indienen

2. Vcp schrijft klacht uit

3. Klager verzoekt onderzoek

4. Onderzoek start

5. Na onderzoek: Nagesprek melder/klager met vcp eindresultaat gesprek

6. Resultaat:

a. Afgehandeld naar tevredenheid dan enkel registratie gesprek en uitkomst
b. Niet afgehandeld naar tevredenheid: Vervolgstappen

Bij elk grensoverschrijdend gedrag bij of van een leerling op gebied van geweld, bedreiging, afpersing, verkrachting, enz. welke strafrechtelijk vervolgbaar is, zal door de vcp bij de klager worden aangedrongen voor het doen van aangifte en word het bestuur in kennis gesteld om zorg te dragen voor een veilige omgeving van de leerling of docent.

De vcp heeft bij aanstelling van docenten of vrijwilligers een adviserende stem.

7.1 Verwijzing

Het kan zijn dat een andere klachtenregeling zoals gehanteerd door het NOC*NSF meer geschikt is voor de behandeling van de melding/klacht. In dat geval zal de vcp dit met betrokkene bespreken en doorverwijzen. Daarnaast kan het in geval van beschuldiging van strafbare zaken, noodzakelijk zijn om aan te dringen op het doen van aangifte bij de politie. Bij kinderen onder de 12 jaar kan het nodig zijn, al dan niet met instemming van het slachtoffer (zie 4.4.) contact op te nemen met ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers en de politie.

7.2 Bemiddeling

De vcp streeft ernaar problemen uit de wereld te helpen door bemiddeling. Het slachtoffer zal, na een gesprek, eerst het advies krijgen om een gesprek aan te gaan met de beschuldigde.

Als betrokkene daarmee akkoord gaat, neemt de vcp contact op met de beschuldigde. Soms kunnen de problemen opgelost worden in één of meerdere gesprekken onder leiding van de vcp, tussen de betrokkenen. Soms kan de oplossing gevonden worden in een gesprek tussen de vcp en de beschuldigde. Dit alles gebeurt alleen met de instemming van het slachtoffer en de beschuldigde.

7.3 Advisering

Het is ook mogelijk dat de vcp één of meer gesprekken met de betrokkenen voert, waardoor diegene mogelijkheden ziet om zelf tot een oplossing van het probleem te komen.

7.4 Preventie

De vcp heeft een taak in de preventie van ongewenst gedrag. Daartoe zal bij het kader, waaronder trainers, coaches en begeleiders bekend gemaakt moeten worden met gedragsnormen en het oppakken van de signalen van ongewenst gedrag.

Voorop staat dat de hele vereniging een verantwoordelijkheid heeft in het naleven van gedragsnormen.

Middelen kunnen zijn: themabijeenkomsten, risico inventarisatie, artikel in het verenigingsblad, foldermateriaal van NOC*NSF beschikbaar stellen en het bestuur van advies voorzien inzake ongewenst gedrag en de preventie hierin.

7.5 Ondersteuning

De vcp van sportvereniging Dschen Dui kan zelf terugvallen op het overkoepelend beleid en ondersteuning die geboden wordt door het NOC*NSF of JBN

8. Vcp’s:

Dagmar Taylor
Verbonden als lid aan de vereniging
Telefoon: 0614587675
E-mail: larsdagmar.taylor@gmail.com

Rob van Rhijn
Niet verbonden aan de vereniging
Telefoon: 0640220840
E-mail: robvanrhijn@gmail.com

BIJLAGE 1

Signaleringstaak medewerkers

Alle medewerkers hebben een taak in het signaleren van (vermoedens van) seksueel misbruik en grensoverschrijdend gedrag. We verwachten dat zij niet alleen de grovere vormen serieus nemen, maar ook de zogenaamde ‘kleinere’ grensoverschrijdingen. Deze komen het meest voor en zijn vaak een signaal voor een klimaat waarin ernstigere vormen meer kans kunnen krijgen. Wanneer je mildere vormen van grensoverschrijdend gedrag signaleert, verwachten we dat je de betreffende perso(o)n(en) daarop aanspreekt en corrigerend optreedt.

Meldplicht bij (vermoedens/signalen) van seksueel misbruik

Iedereen die seksueel misbruik vermoedt, of erover hoort, is verplicht dit te melden bij het bestuur (of door een door het bestuur daarvoor aangewezen persoon).

Wanneer medewerkers twijfelen over de ernst of het terecht zijn van een vermoeden, geldt een consultatieplicht bij een vertrouwenspersoon die zij om advies kunnen vragen.

Indien medewerkers (vermoedens van) seksueel misbruik direct uiten bij hun leidinggevende, gaat deze niet zelf tot handelen over, maar schakelt de het bestuur in.

De meldplicht overstijgt alle andere belangen die in het geding zouden kunnen zijn, zoals de wens tot geheimhouding bij het slachtoffer. Het is niet aan medewerkers om aan waarheidsvinding te doen, dit kan een eventueel juridisch traject verstoren. Let wel: een melding is géén beschuldiging! Na een melding wordt zorgvuldig en objectief onderzocht wat er aan de hand is. Er is oog voor zowel de privacy en belangen van het vermoedelijke slachtoffer als die van de beschuldigde.
Het bestuur laat zich desgewenst adviseren door (externe) deskundigen over verdere handelwijzen:

• gesprek met beschuldigde;

• informatief gesprek met de politie;

• instellen calamiteitenteam;

• in gang zetten meldprocedure;

• aangifte bij politie;

• voorlopige maatregelen t.a.v. de vermoedelijke pleger/beschuldigde;

• veiligstellen en opvang van het slachtoffer;

• informatie aan betrokkenen;

• nazorg.

Voorlopige zwijgplicht na een melding

Naast de meldplicht geldt een voorlopige zwijgplicht voor het bestuur, de melder en medewerkers binnen de organisatie ten opzichte van derden. Natuurlijk kunnen deze betrokkenen zich wel uiten bij de vertrouwenspersoon. Een voorlopige zwijgplicht is nodig zodat er niet meer personen bij een zaak worden betrokken dan voor een zorgvuldige behandeling noodzakelijk is. Er moet worden voorkomen dat geruchten ontstaan en iemand al bij voorbaat als ‘schuldig’ wordt bestempeld. De zwijgplicht is ook belangrijk om te zorgen dat een eventuele strafrechtelijke
procedure niet wordt belemmerd.

Hoe te handelen bij vermoedens of feiten rond seksueel misbruik

Er zijn vele signalen die op seksueel misbruik kunnen duiden, maar het belangrijkste signaal is misschien wel: ik heb het gevoel dat er iets niet klopt. Ga bij jezelf het volgende na en probeer alleen feiten te benoemen:

• Wanneer begon de ongerustheid? Waardoor? Wat is er precies gebeurd?

• Om welke signalen gaat het? Wanneer doen ze zich voor?

• Zijn er geleidelijke of plotselinge gedragsveranderingen? Hoe lang is dit al aan de hand?

Het kan ook zijn dat een jeugdlid je spontaan vertelt over het misbruik, een ouder zijn zorgen naar je uitspreekt, of dat je het zelf ter plekke constateert.

DOEN

• Zorg voor de veiligheid van het kind/de jongere.

• Als je iemand op heterdaad betrapt:

   o Laat het slachtoffer niet alleen;

   o Meld het onmiddellijk aan de leidinggevende of degene die bereikbaarheidsdienst heeft voor
      calamiteiten;

   o Als de situatie bedreigend is: bel 112 zodat de politie kan ingrijpen;

   o Laat de toestand zoveel mogelijk onaangeroerd in verband met eventueel sporenonderzoek.
      Bel de zedenpolitie (112), meld waarover het gaat en vraag om instructies.

• Stel zo weinig mogelijk vragen. Luister en stel het kind op zijn/haar gemak.

• Schrijf alles zo letterlijk en feitelijk mogelijk op, ook de vragen die je hebt gesteld.

• Vertel dat je verplicht bent het verhaal aan het bestuur te melden, maar dat er geen stappen
   buiten medeweten van het slachtoffer om worden genomen.

• Meld het vermoeden direct bij het bestuur. Bij twijfel consulteer de vertrouwenspersoon.

• Verwijs de persoon desgewenst naar een vertrouwenspersoon.

• Licht zo snel mogelijk de leidinggevende in over de situatie.

• Blijf beschikbaar voor het kind/de jongere en blijf de normale begeleiding bieden.

LATEN

• Handel nooit op eigen houtje!

• Hoor het vermoedelijke slachtoffer niet uit. Het uithoren van het vermoedelijke slachtoffer
   en/of het spreken met contactpersonen van het vermoedelijke slachtoffer kan een eventueel
   juridisch traject verstoren. Het is niet aan de medewerker om aan waarheidsvinding te doen!

• Neem bij een vermoeden nooit zelf contact op met de vermoedelijke pleger, ook niet als het
   een collega is. De beste manier om het misbruik te stoppen en aan te pakken, is een objectief
   en een officieel onderzoek.

• Denk aan de (voorlopige) zwijgplicht!

• Beloof nooit geheimhouding, ook niet wanneer een slachtoffer erom vraagt.

Dit protocol is van toepassing vanaf 15 januari 2019 tot nader order.